Le document est constitué d'informations structurées et d'un support qui ces informations.
1- Les rôles d'un document
2- Les composantes d'un document
Il est d'abord nécessaire de définir la fonction (informer, recueillir des informations, communiquer) et la nature (texte, son et image) d'un document lors de sa conception.
Les différents composants d'un document sont :
> le support (papier, disque optique, mémoire électronique...) ;
> la structure : organisation logique du contenu (titre, paragraphe, etc.) ;
> la présentation : manière dont les contenus se manifestent pour l'utilisateur, aspects visuels et graphiques (écran, imprimante) ;
> le contenu : tout ce qu'on porte à la connaissance de l'utilisateur via le langage naturel, les images, les sons et les animations.
3- Le document numérique
A. Les différents types de documents numériques
Il existe différents types de documents numériques, en fonction de l'origine du document :
> le document numérisé (grâce à un scanner) ;
> le document "né numérique" : le document est créé directement à partir d'un logiciel (tableur, diaporama par exemple) ;
> le document mixte : c'est la combinaison des deux premiers (on associe une image numérisée à un document créé par un logiciel).
Le document numérique permet la diffusion de l'information, le partage entre plusieurs utilisateurs, l'accessibilité à distance et les consultations en simultané.
B. Le format des documents numériques
Un document numérique est un fichier caractérisé par son format. Ce format est identifié grâce à l'extension (ce qui suit le point). Celle-ci permet de savoir quel est le type de fichier (texte, image...) et quels logiciels utiliser pour le manipuler.
C. Utilisation des documents numériques dans un travail collaboratif
Dans le contexte professionnel, les collaborateurs peuvent travailler et apporter leur contribution sur un même document pour aboutir à un document collectif. L'assistant(e) devra gérer ce travail d'enrichissement du document.
Le concepteur du document numérique a la possibilité d'attribuer des droits d'accès à son document en permettant la lecture, la modification ou la suppression des données, en fonction de la sensibilité des données et du rôle de chacun.
4- La modélisation des documents
Définition
Modélisation d'un document : correspond à l'établissement de normes, de règles et de standards pour produire un document.
La dématérialisation de l'information, l'obligation de rendre compatibles les réseaux, matériels et logiciels et la volonté d'une communication globale cohérente incitent les organisations à modéliser les écrits qu'elles produisent.
Un modèle détermine la structure d'un document de base. Il contient ainsi de nombreux paramètres déterminant la forme du document : les styles, les polices, la mise en page...
La lettre type est un document numérique contenant un texte standard qui peut être personnalisé par l'ajout d'informations présentées sous forme de champs pour un publipostage.
Le formulaire est un document structuré qui permet de collecter des informations ou d'effectuer des consultations. Il peut être complété par des informations saisies au clavier dans des zones de saisie.
Les feuilles de style permettent de regrouper des caractéristiques de mise en forme associées à des groupes d'éléments : titre, sous-titre, commentaire, note de bas de page... Il suffit de donner un nom à un ensemble de caractéristiques de mise en forme et de le choisir pour l'appliquer à un texte sélectionné.