La gestion du temps

Dans les PME où les moyens humains peuvent être réduits, il est essentiel d'évaluer la durée des activités et les contraintes liées au temps. Différentes méthodes outils  mettent d'atteindre cet objectif.

Une bonne organisation du temps s'appuie sur l'application de méthodes et suppose de : 

> faire l'inventaire des activités à réaliser et évaluer le temps nécessaire à leur réalisation ; 

> classer, hiérarchiser les tâches et respecter les contraintes ; 

> anticiper les imprévus, gérer les interruptions ; 

> améliorer l'organisation matérielle et choisir l'outil le mieux adapté ; 

> savoir déléguer ; 

> faire le point sur l'avancement des activités. 

Les contraintes financières correspondent à l'obligation de respecter les limites budgétaires allouées pour le déplacement et de contrôler la rentabilité du projet. 

Elle présente toutes les étapes pour assurer une gestion du temps optimum. 

Noter : Noter les activités, les tâches à réaliser, les délais à respecter, les objectifs. 

Estimer : Évaluer la durée nécessaire pour effectuer chaque tâche et s'astreindre à respecter les délais. 

Réserver : Réserver du temps disponible pour prendre en compte les imprévus. 

Arbitrer : Définir les priorités afin d'établir une hiérarchisation des tâches à réaliser selon leur urgence et leur importance. 

Contrôler : Repérer si les tâches réalisées le sont complètement, vérifier leur avancement, analyser les causes de retard éventuel, vérifier si les objectifs sont atteints, reconsidérer les priorités si nécessaires. 

Elle porte le nom de son concepteur Dwight David Eisenhower. Il s'agit de trier et de hiérarchiser ses activités en fonction de l'urgence et de l'importance des tâches à exécuter. 

Les outils de gestion du temps ont pour but d'augmenter la productivité, de gagner du temps sur le plan individuel et collectif. 

Elles permettent de répertorier l'ensemble des tâches à réaliser et de vérifier si elles ont été effectuées.

Ils peuvent être traditionnels, numériques, personnels ou partagés.

• Définition. Ce sont des outils de visualisation de l'information, d'organisation d'un travail ou d'une activité dans le temps, d'ordonnancement des tâches. 

• Les plannings informatiques. Ils sont de plus en plus utilisés. L'ensemble des logiciels proposés sur le marché permet une saisie simple et rapide des données, un calcul automatique des délais, une mise à jour permanente. Certains logiciels proposent des fonctionnalités d'exportation vers un tableur, ce qui permet le partage du planning en réseau, ainsi qu'une synchronisation avec le logiciel de messagerie. 

• Ces logiciels sont conçus pour afficher de façon dynamique les tâches des différents collaborateurs, pour suivre, collaborer, coordonner et gérer en temps réels les activités et pour ajouter, modifier, supprimer des tâches par un simple clic sur les éléments du planning. 

• Le principe de réalisation est le suivant : 

> en abscisse : l'échelle du temps (il convient d'avoir la même unité de temps : heure, jour, semaine, mois) ; 

> en ordonnée : les informations constantes. 

Il est important de placer dans le corps du planning les informations avec des contraintes particulières, puis les autres informations.  

Le diagramme de Gantt est un outil destiné à planifier des projets, à visualiser leur avancement, à suivre le déroulement des étapes, à prévoir à l'avance les actions menées. Il rassemble sur un même support les prévisions et les réalisations des tâches ou des activités, permettant ainsi de repérer si l'objectif est atteint. C'est un excellent outil de communication. 

• Ce réseau permet de visualiser les différentes tâches à réaliser dans le cadre d'un projet en tenant compte des antériorités qui existent entre certaines tâches ou de la réalisation en simultanée d'autres tâches. Il est construit dans l'objectif de réduire éventuellement des délais d'exécution ou d'anticiper des problèmes de retard. 

• La méthode de réalisation. Elle est importante et doit respecter les étapes suivantes : 

> lister les tâches ; 

> estimer la durée de chacune d'elle ; 

> déterminer l'antériorité des tâches les unes par rapport aux autres ; 

> repérer les tâches qui peuvent se faire simultanément et celles qui se font successivement. 

• Les symboles à utiliser. Ce sont les suivants : 

• Le réseau PERT permet de déterminer le chemin critique, c'est-à-dire la durée minimum pour réaliser le projet. Les tâches du chemin critique sont identifiées en tant que tâches " critiques" ; elles nécessitent un contrôle rigoureux car tout retard sur ces tâches entraîne un allongement de la durée globale du projet. 

• Des logiciels (Gantt project, Microsoft project, VisualProject, Primavera ProjectPlanner,  SuperProject...) permettent de réaliser le réseau lorsque toutes les données ont été saisies et une fois que le tableau d'antériorité a été réalisé.