Le suivi des encaissements et décaissements

Pour répondre aux spécificités des clients, la PME doit leur proposer divers modes de paiement. Il convient également qu'elle surveille de près ses comptes de tiers et ses comptes bancaires. 

• Les espèces. Ce sont les pièces et billets de banque. 
  

• Le chèque. C'est un document par lequel le détenteur d'un compte bancaire demande à sa banque de payer le montant inscrit à un bénéficiaire. Il présente un risque important d'impayé. 

• Le virement. Il s'agit d'un ordre donné par un débiteur à sa banque de virer une somme sur le compte d'un bénéficiaire. L'opération peut être effectuée par Internet. 

• Le prélèvement. C'est un ordre donné par un créancier à sa banque de prélever un montant sur le compte d'un débiteur qui lui en a donné l'autorisation. Le prélèvement peut être renouvelé automatiquement ou réalisé ponctuellement grâce à un TIP SEPA (titre interbancaire de paiement, Single Euro Payment Area).  

• La carte de paiement avec ou sans contact. L'encaissement s'effectue grâce à un terminal de paiement électronique (TPE). Ce mode de paiement est très sécurisé mais il a un coût pour le créancier (location du TPE, coût de transaction). 
  

• Paiement mobile sans contact. C'est un encaissement à partir d'un smartphone disposant d'une application spécifique fournie par une banque. 
  

• Les effets de commerce
  

> La lettre de change est un document par lequel un créancier exige de son débiteur le paiement d'une certaine somme à une échéance fixée. 

> Le billet à ordre est un document par lequel un débiteur s'engage à payer une certaine somme à son créancier à une échéance fixée. 

• L'échéancier. L'entreprise doit tenir un échéancier de ses créances et de ses dettes afin de vérifier si elle est à jour du règlement de ses dettes fournisseurs ou de l'encaissement de ses créances clients. 

• Le rapprochement entre factures et règlements. Pour mettre en lumière les anomalies dans la tenue des comptes de tiers, l'entreprise réalise systématiquement un rapprochement entre les factures et leur règlement. 

• Le lettrage. Ce rapprochement peut être fait à l'aide d'un lettrage qui consiste à marquer d'une lettre les débits et les crédits concernant une même opération. On rapprochera ainsi la facture d'un client et son règlement ou la facture d'un fournisseur et le décaissement réalisé. 
  

Il vise à expliquer, pour une période donnée, la différence entre le solde du compte bancaire de l'entreprise (512) et celui du relevé fourni par l'organisme bancaire. Ce travail permet de connaître le solde exact du compte bancaire, d'identifier des erreurs toujours possibles et de les corriger, d'identifier les fraudes, de valider la qualité et l'exactitude de la comptabilité. 

Il convient tout d'abord de pointer les opérations communes dans les deux comptes, puis de rechercher l'origine des différences qui correspondent à deux cas.

Cas 1 : opérations qui apparaissent sur le compte banque mais pas sur le relevé : Dues, le plus souvent, à des décalages dans le temps, elles sont déjà enregistrées dans la comptabilité et doivent simplement être ajoutées au solde du relevé.

Cas 2 : opérations qui apparaissent sur le relevé mais pas sur le compte banque : Elles sont à enregistrer dans la comptabilité. Elles permettent de prendre connaissance de certaines opérations (frais, prélèvements...) et de corriger des erreurs de montants. 

• Le budget de trésorerie est un tableau prévisionnel des encaissements et décaissements mensuels sur une période de quelques mois permettant d'anticiper la situation de la trésorerie. 

• Les excédents de trésorerie peuvent être placés sur des comptes à terme rémunérés ou en valeurs mobilières de placement (actions ou obligations). 

• Plusieurs solutions existent pour remédier à un découvert de la trésorerie : 

> escompter les effets de commerce ou mobiliser les créances ; 

> raccourcir les crédits accordés aux clients ; 

> négocier des crédits plus longs de la part des fournisseurs ; 

> obtenir un concours bancaire courant (découvert) moyennant le paiement d'agios. 

Le crédit documentaire est une technique permettant de sécuriser les transactions internationales. La banque de l'acheteur-importateur s'engage à payer le vendeur-exportateur pour le compte de l'acheteur si le vendeur fournit tous les documents attestant de la bonne exécution du contrat de ventes.

• Pour les contrats internationaux, la chambre de commerce internationale a défini des conditions de vente type appelées "incoterm" (International Commercial Terms). Ils précisent les responsabilités et les obligations du vendeur et de l'acheteur, notamment en ce qui concerne le chargement, le transport, le type de transport, les assurances et la livraison. 

• Ces incoterms ont trois fonctions : 

> répartir les frais de transport entre l'importateur et l'exportateur ; 

> définir le lieu de transfert des risques, c'est-à-dire qui du vendeur ou de l'acheteur aura à supporter l'avarie en cas de mauvaise exécution du transport ; 

> déterminer les obligations de livraison qui incombent, en termes de délai au vendeur.