Le coût des achats représente entre 40 et 80 % du coût total d'un produit. La sélection des fournisseurs devient alors une décision stratégique pour la compétitivité de l'entreprise. Dans ce contexte, le référencement, c'est-à-dire le dispositif qui vise à rechercher et sélectionner les fournisseurs performants pour l'entreprise, devient capital.
1- La demande d'achat
La demande d'achat (ou d'approvisionnement) est un document interne établi par le service demandeur et transmis au service Achats pour l'informer des différents besoins en produits. Une fois la demande d'achat acceptée par le responsable Achats, deux options sont possibles :
> Option 1 : le fournisseur est défini, l'entreprise peut passer directement à l'étape de la commande.
> Option 2 : le fournisseur n'est pas défini, l'entreprise doit rechercher un nouveau fournisseur.
2- La recherche de fournisseurs
La recherche de fournisseurs peut se faire à partir de différentes sources.
Les sources internes : les catalogues, plaquettes et fichiers des fournisseurs de l'entreprise... Les sources externes : la presse professionnelle (L'Usine Nouvelle, LSA...) les salons et manifestations, les syndicats et les annuaires professionnels, les fournisseurs prospectant l'entreprise.
3- L'appel d'offre
L'appel d'offres permet de mettre en concurrence plusieurs fournisseurs afin que l'entreprise dispose de suffisamment d'informations (prix, qualité, règlement, livraison...) pour faire sa sélection. Une fois les réponses à l'appel d'offres reçues, l'entreprise peut comparer et sélectionner la meilleure offre.
4- La comparaison des offres
Lorsque les fournisseurs intéressés ont communiqué leur proposition à l'entreprise, celle-ci peut procéder au dépouillement et à l'analyse de ces propositions.
Pour cela, le responsable des achats va devoir :
> définir les critères de sélection (prix, délai de livraison, mode de règlement) qui prendront appui sur les informations disponibles dans l'appel d'offres ;
> hiérarchiser ces critères (pondération selon leur importance relative) ;
> attribuer une note à chaque critère à partir de la proposition du fournisseur ;
> attribuer une note globale à chacune des offres.
Une fois le fournisseur sélectionné, l'entreprise pourra passer commande.
5- L'évaluation des fournisseurs
Le gestionnaire de la PME doit évaluer ses fournisseurs sur la performance de la commande d'achat, de façon à communiquer à son responsable les points forts mais aussi leurs pistes de progrès et les points à surveiller.
Il s'agit également de s'assurer de la conformité de la prestation au cahier des charges et aux éléments négociés.
L'évaluation des fournisseurs est un acte de gestion nécessaire pour maîtriser la pérennité de ses approvisionnements. Elle est obligatoire si la PME est certifiée ISO 9001.
A. Les 4 enjeux de l'achat
On peut identifier quatre enjeux principaux de l'achat pour la PME :
1- l'intérêt économique (action sur les prix d'achat) ;
2- la qualité du produit ;
3- le service (notion de flexibilité, quantité et délai) ;
4- l'image de l'entreprise.
B. Les critères de suivi de la performance
En dehors de l'image de l'entreprise, difficilement mesurable de façon objective, les critères de suivi de la performance des fournisseurs sont généralement les suivants :
> le prix ;
> le respect des délais ;
> le respect des quantités ;
> la qualité des produits ou administrative de l'achat ;
> la réactivité commerciale.
Afin de caractériser de façon objective et continue le niveau de la performance des prestations réalisées par le fournisseur, un système de notation est mis en place. Il s'agit d'un processus visant à l'obtention d'une note globale, à partir d'un ensemble d'indicateurs (prix, qualité, délais...).
6- Le plan d'action
Un plan d'actions est établi lorsque la note obtenue est inférieure à un certain seuil déterminé par l'entreprise. Ce seuil est spécifique à chaque entreprise : par exemple, le plan d'actions sera déclenché si le fournisseur entre dans la catégorie "à surveiller".
Le plan d'actions est décidé de façon conjointe entre le client et le fournisseur lors d'une réunion. Généralement, il mentionne :
> les objectifs à atteindre ;
> le planning ;
> les responsables d'actions.