Avec la multiplication des documents dématérialisés et pour éviter trop d'impressions, l'entreprise est contrainte de mettre en place une gestion électronique des documents (GED) et un système d'archivage électronique (SAE).
1- Typologie et cycle de vie des documents
A. Typologie des documents
Selon la nature du support, on distingue les documents nativement numériques, numérisés (scannés) et les documents non numériques (papier...).
Selon la nature du contenu, il existe des documents texte, audio, photo, vidéo, multimédia.
B. Cycle de vie d'un document
Création
Traitement
Diffusion
Conservation
Destruction
C. Le format de document
Lors de la création des documents numériques, il convient de prêter une attention particulière à leur format et à leur nommage s'ils ne sont pas créés directement en GED.
Le format du document dépend du logiciel avec lequel il a été créé. Il est matérialisé, sous Windows, par son extension (exemple : .xlsx, .docx). Les documents en format propriétaire ou fermés ne peuvent être lus qu'avec l'application avec laquelle ils ont été créés ou des applications compatibles multi-formats.
Dans la perspective d'échange, de conservation et d'archivage des documents, il est préférable d'utiliser des formats ouverts qui assurent l'interopérabilité car ils sont reconnus par de nombreuses applications et dans le temps.
Il est souhaitable de convertir les documents validés dans un format standard, lisible à l'avenir et rendant le contenu difficilement modifiable, comme le format PDF/A (norme ISO 19005-1).
2- Les concepts de l'archivage
A. Les objectifs et les enjeux
L'archivage a principalement quatre objectifs :
répondre aux besoins opérationnels (archivage courant) ;
répondre aux obligations légales ;
constituer des preuves juridiques en cas de litiges ;
préserver la mémoire de l'entreprise.
B. Les catégories d'archivage
Archives courantes
> Accès fréquent pour l'activité de l'entreprise
> Traité en GED
Archives intermédiaires
> Accès très occasionnel pour des recours ou litiges a posteriori
> Traitées en SAE
Archives définitives
> Pas d'accès ou alors exceptionnel pour des études à des fins historiques
C. Les aspects juridiques de l'archivage
Les durées légales de conservation des documents dépendent de la branche d'activité et sont définies par les lois ou textes réglementaires sur la protection des données personnelles (Informatique et Liberté, RGPD) et sur les délais de recours et de contrôle. Pour les documents ne relevant pas de ces textes (exemple : procédures internes de l'entreprise), chaque entreprise peut fixer la durée de conservation de ses documents en fonction de ses propres besoins.
Seul le juge est compétent pour déterminer si un document a valeur probante (recevable en tant que preuve). L'original papier a, a priori, cette valeur, mais une copie numérique peut aussi l'avoir sous réserve d'être une copie numérique fiable, c'est-à-dire de respecter des règles de numérisation et de conservation définies dans le décret no 2016-1673 du 5 décembre 2016. Un document nativement numérique est soumis à des règles similaires de conservation (empreinte numérique, conservation dans un coffre-fort électronique, documentation, traçabilité...) pour avoir valeur probante.
3- La gestion électronique des documents (GED)
A. Définition et objectif de la GED
La GED est un ensemble d'outils et de techniques qui permettent, à l'aide d'applications informatiques, de répondre aux besoins opérationnels de l'entreprise au cours du cycle de vie des documents. Elle sert de support documentaire aux processus métier et permet d'améliorer le travail collaboratif tout en réduisant les coûts.
B. Les fonctions de la GED
C. Le plan de classement
Afin de retrouver aisément les documents dans un système de GED, il est indispensable de réaliser un plan de classement.
En GED les documents sont décrits par des métadonnées, par exemple le type de document (facture, commande...), la référence client, la date... Ces métadonnées qui constituent l'indexation du document, permettent de mettre en œuvre différents plans de classement (par client, par date, par région...).
4- Le système d'archivage électronique (SAE)
Le SAE est complémentaire de la GEA et, pour atteindre ses objectifs il doit remplir les conditions suivantes :
> authenticité (Identité entre l'original et le document archivé) ;
> pérennité (possibilité de tire ou imprimer à l'identique les supports dans le temps précaution cMtre les risques de pette) ;
> inviolabilite confidentialité (protection contre la modification des documents et lfintrusim dans les documents).
L'accès aux archives doit aussi être contrôlé afin d'éviter des risques de différentes natures les PME recourent en général à des tiers archiveurs pour assurer la gestion et l'archivage de leurs documents papier et électronique.