L'embauche d'un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, donne lieu à différentes formalités obligatoires ou non. Il en va de même quel que soit le motif du départ.
1- Les formalités liées à l'embauche
A. Les formalités obligatoires
Effectuer une déclaration préalable à l'embauche (DPAE)un management global : La DPAE doit obligatoirement être effectuée, au plus tôt 8 jours avant l'embauche (et avant la mise au travail effective du salarié). Cette déclaration déclenche des opérations auprès de la CPAM, de l'URSSAF et des services de santé.
Informer le salarié : une copie de la DPAE doit être remise au salarié. Cette obligation est considérée comme satisfaite si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration. Une information et une formation à la sécurité doivent être assurées
Tenir à jour le registre unique du personnel : Le salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel. L'employeur doit obligatoirement y inscrire les informations suivantes dans l'ordre des embauches :
concernant chaque salarié : son identification, ses emplois, qualifications, date d'entrée et de sortie de l'entreprise, type de contrat ;
pour les travailleurs étrangers : type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail
Pour les stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire.
Affilier auprès des institutions de retraite complémentaire : Lors de l'embauche de chaque salarié, l'employeur doit accomplir les formalités d'affiliation du salarié concerné à l'institution relevant de l'Arrco (pour tous les salariés) ou de l'Agirc (pour le personnel cadre).
Adresser la DDMO à la DARES : Dans les 8 premiers jours de chaque mois, un relevé mensuel des contrats de travail conclus ou rompus au cours du mois précédent doit être envoyé (formalité dite "déclaration des mouvements de main-d'œuvre" — DMMO).
Organiser la visite d'information et de prévention médicale : Cette visite est réalisée par le médecin du travail ou, sous son autorité, par un collaborateur médecin, un interne en médecine du travail ou un infirmier.
B. Les autres formalités non obligatoires
Il s'agit des formalités liées à l'arrivée du nouveau salarié comme la remise du contrat de travail, la création de la fiche individuelle du salarié sur le PGI, d'une adresse courriel, d'un accès à l'espace sécurisé, la remise du matériel et outils nécessaires à la réalisation du travail, etc
2- Les formalités liées au départ
A. Les motifs de départ
Du fait du salarié :
> démission
> départ en retraite
> départ pendant la période d'essai
> rupture conventionnelle
Du fait de l'employeur :
> départ en préretraite d'entreprise
> licenciement pour motif économique ou personnel
> fin de CDD
> rupture conventionnelle
B. Les formalités obligatoires
Lors de la rupture ou la fin d'un contrat de travail, quelle qu'en soit la cause, l'employeur doit obligatoirement remettre au salarié plusieurs documents : certificat de travail, reçu pour solde de tout compte et attestation Pôle emploi.
Certificat de travail :
Il doit être délivré par l'employeur à l'expiration de tout contrat de travail, à la fin du préavis, qu'il soit exécuté ou non. Il est tenu à la disposition du salarié dans l'entreprise ou lui est remis avec le dernier bulletin de salaire.
Obligatoirement signé par l'employeur ou son représentant mandaté, il comprend les mentions suivantes :
nom du salarié et celui de l'entreprise ;
dates d'entrée (période de stage rémunérée ou période d'essai incluse) et de sortie du salarié dans l'entreprise (la date de sortie correspondant à la fin du préavis, effectué ou non) ;
la nature du ou des emplois occupés (intitulé de la fonction ou du poste), et leurs périodes respectives.
Reçu pour solde de tout compte :
Ce document obligatoire fait l'inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail : indemnité de rupture, salaire afférant au mois en cours, indemnité compensatrice de congés payés et de préavis, prorata d'éventuelles primes...
Il est établi en double exemplaire, dont l'un est remis au salarié. Ce document a un effet libératoire : si les conditions de validité sont respectées, le salarié qui ne le dénonce pas par lettre recommandée, dans les 6 mois qui suivent sa signature, ne peut plus par la suite contester en justice les sommes qui y sont mentionnées.
Attestation Pôle emploi :
Elle est indispensable au demandeur d'emploi pour faire valoir ses droits à l'allocation chômage. Elle est complétée en ligne sur le site de Pôle emploi.