L’organisation des déplacements et des événements internes et externes

Les déplacements des salariés et l'organisation d'événements internes et externes dans le cadre du fonctionnement et du développement de l'entreprise représentent un coût qu'il convient de maîtriser notamment grâce à une organisation rigoureuse.

Les besoins nécessaires au bon déroulement du déplacement doivent être analysés : 

Besoins humains : Personnel impliqué et personnel concerné par le déplacement, personnes contactées avant, au cours et après le déplacement. 

Besoins matériels : Équipements à emporter : ordinateurs, documents, échantillons, matière, produits. 

Besoins informationnels : Informations utiles pour l'organisation du déplacement, pendant le déplacement et après le déplacement. 

Besoins financiers : Budget à prévoir pour couvrir le déplacement : remboursement des frais, achats spécifiques. 

• Les contraintes temporelles concernent la durée, les dates de début et de fin, la manière dont s'organise les activités durant le déplacement ainsi que les répercussions sur le temps de travail initialement prévu. 

• Les contraintes relatives aux formalités administratives et médicales à accomplir en fonction du pays de destination et de la durée du déplacement doivent être prises en compte:

Les contraintes financières correspondent à l'obligation de respecter les limites budgétaires allouées pour le déplacement et de contrôler la rentabilité du projet. 

Elle s'effectue par téléphone, par Web, par courriel ou par contact direct en plusieurs étapes. 

1- Recherche d'informations sur les modalités les plus adaptées pour l'itinéraire, le moyen de transport et l'hébergement et sur les formalités administratives, douanières ou médicales à accomplir avant le départ. 

2- Choix des modalités de déroulement du déplacement. 

3- Négociation avec les prestataires de service. Elle peut se faire dans le cadre d'un appel d'offres ou au cours de l'ouverture d'un compte qui donne droit à des réductions dans certaines sociétés de transport ou d'hôtellerie. 

4- Réservation pour marquer l'engagement réciproque entre l'entreprise et le prestataire de service. Elle peut impliquer un paiement partiel ou total de la prestation. 

5- Élaboration des documents administratifs relatifs au déplacement. 

Parmi ces documents, l'ordre de mission protège juridiquement le salarié en cas de survenue d'un risque lors du déplacement, il fixe les limites des dépenses occasionnées par le déplacement et ouvre les droits de remboursement des frais dès le retour de mission. 

6- Élaboration d'un dossier de déplacement 

7- Vérification des rendez-vous 

• Un bilan doit être dressé à l'aide de comptes rendus et au cours de réunions une fois le déplacement réalisé. 

• Le remboursement des frais est effectué après la remise des justificatifs

La réunion est un mode de communication groupale répandu et souvent nécessaire. Mais sa multiplication peut être source de dysfonctionnement. Quel que soit son objectif (information descendante ou ascendante, discussion, résolution de problème ou formation), une organisation rigoureuse s'impose pour en assurer l'efficacité. 

Pour toute autre participation à des événements internes, les procédures d'organisation sont proches. 

Définir l'événement : Objet, thème, enjeu, date, lieu, participants (nombre et qualité des participants), contraintes 

Préparer des documents nécessaires à afficher ou à distribuer : Brochures, dépliants, affiches, livrets, diaporama, cadeaux, enquête... 

Préparer des conditions matérielles : Locaux, matériels, fournitures... 

Inviter ou convoquer : Courrier, courriel, note... 

Contrôler : Vérification de la préparation : adéquation besoins/moyens 

Accueillir, prendre des notes, sondage

Évaluer la réalisation, réaliser un compte rendu un procès verbal, un rapport. 

Les salons et les expositions sont des outils de communication qui permettent aux entreprises de se faire connaître, de prospecter de nouveaux marchés et d'effectuer des prises de contact directes. Il convient de préparer au mieux la participation à ce type d'événement et d'en évaluer les résultats. 

• Le choix de la manifestation s'appuie sur différents critères : cible du salon, nature du salon, type de participation et localisation du salon. Des organismes spécialisés (foires, salons et congrès de France), la COFACE (Compagnie française d'assurance pour le commerce extérieur), les syndicats professionnels, la presse professionnelle et les sites Internet permettent d'obtenir des informations pour faciliter le choix. 

• La détermination du budget est indispensable. Le coût du salon comprend : 

> le stand : réservation, aménagement, prestations (électricité, eau, connexion Internet...), services (hôtesses, assurance, formation du personnel) ; 

> la communication : documentation (traduite en langue étrangère), invitation, publicité, relations publiques... ; 

> le personnel : transport, hébergement, repas, part des salaires et charges sociales. 

• Les formalités douanières, les procédures et les règles imposées dépendent du pays où se déroule le salon doivent être respectées. Par ailleurs, afin de prémunir la marchandise de tout risque (vol, perte, dégradation, détérioration), l'entreprise doit vérifier qu'elle possède une assurance couvrant ces risques. 

• La constitution de l'équipe présente pendant le salon peut comprendre uniquement du personnel de l'entreprise, mais il est parfois nécessaire de recourir à du personnel extérieur• Ce personnel doit être formé avant le salon car il véhicule l'image de l'entreprise. 

• Le choix et la réservation des transports et de l'hébergement pour les membres de l'équipe doivent être effectués le plus tôt possible en comparant les coûts.

• L'aménagement du stand est essentiel. Il est indispensable de réserver son stand le plus tôt possible. Une fois réservé, ce dernier doit être aménagé afin d'attirer le maximum de visiteurs : informations claires sur l'entreprise et ses produits, exposition des produits et du matériel, installation de mobilier convivial, décoration du stand en adéquation avec l'entreprise et les produits. 

• La communication. L'entreprise doit faire connaître sa participation par une communication prévue : publipostage, inscription dans des catalogues professionnels, médias, encart publicitaire dans la presse locale, bandeaux publicitaires sur le site du salon. 

• L'offre commerciale. L'équipe véhicule l'image de l'entreprise et présente une proposition d'offre commerciale. Des démonstrations et animations sont aussi des moyens d'attirer l'attention des visiteurs. 

• La communication. Des affiches, panneaux, dépliants, catalogues, objets de promotion, films d'animation, échantillons... permettent de dégager une image positive de l'entreprise. D'autres actions viennent en appui de ces outils : organisation de jeux concours, mise en place de conférences, invitation à des cocktails... 

• La veille concurrentielle. La participation à un salon est aussi l'occasion de réaliser une veille concurrentielle. En effet, les données recueillies au cours d'un salon permettent à l'entreprise de se positionner par rapport à son environnement. Afin de collecter le plus d'informations sur les visiteurs, il est indispensable de prévoir des outils à cet effet : grille d'observation, questionnaire, fiche visiteur. 

La rédaction d'un rapport sur son organisation et sa performance peut être utile, en particulier pour évaluer les résultats (attractivité du stand, rentabilité, coût du contact, rendement du personnel). Cette évaluation permet d'effectuer des actions correctives pour les futures participations, voire de renoncer à un salon. L'information recueillie devra être traitée (par exemple : compléter une base de données prospects).