Différents documents entrent en jeu dans une relation commerciale. Ils ont soit une utilité juridique, soit une utilité commerciale, soit les deux. Certains documents sont imposés par la loi (factures entre professionnels et devis pour les métiers du multiservice et du bâtiment) ; d'autres ont valeur de preuve.
1- Les documents commerciaux
Exemples de documents commerciaux :
bon de commande ;
contrat de prestation ;
facture, facture intermédiaire, d'avoir ou récapitulative ;
devis ;
bon de livraison ;
note.
A. Les mentions obligatoires
Selon l'article R. 123-237 du Code de commerce, toute personne immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS) doit indiquer les éléments suivants :
Outre les renseignements mentionnés aux troisièmes et quatrièmes points, sa dénomination, sa forme juridique et le numéro d'immatriculation dans l'État où elle a son siège, s'il en existe un.
B. Les documents commerciaux usuels
Le devis :
Le devis n'est pas un document obligatoire, sauf dans certains cas. Il est obligatoire préalablement à l'exécution de travaux, dès lors que leur montant estimé est supérieur à 150 C, ainsi que pour les déménagements, la location de voiture, les prestations funéraires.
Le bon de commande :
Ce document à l'usage du client et du fournisseur précise les marchandises ou les services commandés les conditions de réalisation et de paiement. Il peut être signé des deux parties pour authentifier la commande et devenir une pièce probante en cas de litige. Une date précise de livraison est obligatoire si le prix est supérieur à 500 €.
Le bon de livraison :
Le bon de livraison est le document qui, par définition, suit le produit. Il est remis par le vendeur (ou le transporteur) à l'acheteur au moment de la livraison du produit. Il est utile pour la gestion interne et dans le cadre de démarches qualité ou de la réglementation (respect du paquet hygiène).
La facture :
La facture est :
Un élément de preuve d'une opération commerciale ;
un document comptable.
Elle est obligatoire entre professionnels et doit comporter des mentions obligatoires comme celles citées précédemment, ainsi que le numéro d'identification de la TVA, le numéro de facture, le prix unitaire HT des produits, le taux et le montant de la TVA, les réductions acquises les conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure, les taux des pénalités exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement inscrite sur la facture.
C. Les contrats commerciaux
Le contrat de vente
Il a pour effet un transfert de propriété et il fait naître des droits et des obligations pour les parties signataires. En l'absence de clauses particulières précisant une autre date, le transfert de propriété a lieu le jour de l'échange des consentements et les risques sont transférés en même temps que la propriété.
Le contrat de prestation de service
C'est un contrat par lequel une entreprise s'engage à accomplir un travail de manière indépendante au profit d'une autre moyennant rémunération. Il est soumis aux règles du droit commun des contrats. Les services offerts par le prestataire peuvent être de nature variée : conseil, livraison à domicile, services à la personne...
D. Les conditions générales de vente
La rédaction de conditions générales de vente (CGV) entre professionnels n'est pas obligatoire, mais est néanmoins recommandée. Les CGV constituent le socle de la négociation commerciale et peuvent être différenciées selon les catégories de clients. Toutefois, lorsqu'elles sont formalisées, elles doivent comporter certaines mentions obligatoires et être communiquées à tout acheteur professionnel qui en fait la demande. Elles sont composées des conditions de vente, du barème des prix unitaires des réductions commerciales et des conditions de règlements.
2- La traçabilité des produits
La traçabilité est une procédure pour suivre automatiquement un produit bout à l'autre de son processus de fabrication et de distribution, jusqu'à ta consommation de celui-ci. À tout moment du parcours de la chaîne logistique un produit doit pouvoir être localisé et identifié. Les objectifs de la traçabilité et de l'identification logistiques sont simples :
> l'amélioration de l'efficacité de la gestion logistique :
> le contrôle, le suivi des stocks ;
> le suivi jusqu'à la réception de la marchandise ;
> le respect réglementation de plus en plus stricte ;
> la satisfaction des clients ou des partenaires ;
> la réduction des délais et des coûts ;
> la garantie qualité/sanitaire : possibilité de retirer du circuit un produit non conforme
En fonction de l'activité de l'entreprise, ta traçabilité peut être globale ou simplement aval.