Un groupe est un ensemble d'individus qui interagissent pour atteindre un but commun :
> imposer des règles de comportement à ses membres (la norme) ;
> développer un sentiment d'appartenance ;
> établir des relations interactives : les membres créent des liens réciproques et des échanges avec les autres membres du groupe.
1- Les groupes
A. La typologie des groupes
Un groupe peut appartenir à plusieurs catégories (ex : le groupe de projet).
Le groupe restreint
Il se définit par le petit nombre de personnes en interaction.
Ses membres poursuivent le même but, développent des relations affectives et un sentiment de solidarité. Dans ce type de groupe, se créent des normes, des croyances et des rites qui lui sont propres.
Ex. : un groupe de travail, un groupe de projet.
Le groupe secondaire
Il s'agit d'un système organisé et structuré qui fonctionne selon des règles précises et préexistantes au groupe.
Les relations entre les individus sont souvent formelles et impersonnelles, indirectes et codifiées par les usages de l'organisation.
Ex. : une entreprise, un hôpital, une école, etc.
Le groupe formel
C'est un groupe organisé, officiel, permanent ou temporaire qui a pour objectif de remplir des fonctions spécifiques au sein d'une organisation. Les relations entre ses membres sont codifiées par les normes officielles de l'organisation. Ex. : un groupe de projet.
Le groupe informel
C'est un groupe non officiel, créé par des relations spontanées d'affinité entre les membres d'une organisation.
Les relations entre les individus sont libres et spontanées.
Ex. : des salariés qui se retrouvent pour déjeuner.
B. Les caractéristiques des groupes
Les groupes sont caractérisés par :
> la taille : nombre de membres qui le composent (au moins trois personnes) ;
> le rôle et statut de leurs membres : le statut d'un membre du groupe légitime sa position et son rôle dans le groupe ;
> les normes : ce sont les règles et usages prescrits par le groupe.
C. Les fonctions d'un groupe
Les fonctions d'un groupe sont assurées par un ou plusieurs membres :
la fonction de production : elle permet de définir les tâches à accomplir ;
la fonction de facilitation : elle permet au groupe de fonctionner en conservant des relations constructives ;
la fonction de régulation : des règles de conduite sont élaborées pour atteindre le but préalablement fixé.
2- La dynamique dans les groupes
A. Qu'est-ce qu'une dynamique ?
C'est la façon dont le groupe fonctionne, dont il s'adapte aux différentes situations, modifie sa structure, c'est-à-dire les affinités, attirances, ou répulsions qui s'établissent entre ses membres. Elle guide les prises de décisions d'un groupe et les positions de ses membres.
B. Les modes de collaboration et de décision dans le groupe
La cohésion dans le groupe est due à l'attirance pour une cause commune et au souhait d'appartenir au groupe.
Divers facteurs renforcent la cohésion (taille du groupe, types de réseaux de communication, leardership). Une bonne cohésion de groupe est propice à sa performance. À l'opposé, une trop grande homogénéité est gênante car elle limite la créativité.
Plusieurs règles de prise de décision peuvent être adoptées dans un groupe :
> le consensus : accord entre les membres pour prendre une décision sans vote préalable ;
> l'unanimité : la décision n'est adoptée que si tous les membres donnent leur accord lors du vote ;
> la majorité simple : la décision n'est adoptée que si le nombre de voix "pour" est supérieur au nombre de voix "contre" ;
> la majorité qualifiée : la décision est adoptée au nombre de voix atteint. Ce nombre est prévu statutairement par les règles de fonctionnement du groupe.
C. Le leadership
Le "leadership" traduit l'influence prépondérante d'un individu sur un groupe, les aptitudes d'un individu à exercer un pouvoir déterminant sur la conduite d'un groupe, à mettre les autres en confiance, à impulser les actions du groupe et à créer un sens commun.
Le leader est la personne qui fait preuve de leadership. Il peut détenir son autorité de droit : autorité donnée par son statut (un directeur, un chef, un responsable, etc.), ou son autorité de fait : capacité naturelle à exercer l'autorité.
Kurt Lewin, le fondateur de la psychosociologie moderne, distingue trois façons de conduire le groupe, selon l'autorité décroissante exercée par le leader sur le groupe :
> le leader autoritaire donne des ordres et sanctionne ;
> le leader participatif consulte et responsabilise ;
> le leader "laisser faire" observe, n'intervenant que pour répondre à des sollicitations.
3- L'animation d'une réunion
L'animation d'une réunion implique d'en maîtriser les phases : la préparation, l'ouverture, la conduite et la clôture.
A. La préparation indispensable de la réunion
Une réunion doit être préparée afin d'en maîtriser le déroulement, à savoir :
> définir l'objet et les raisons de la réunion ;
> préparer le plan de la réunion (points importants à aborder) ;
> prévoir la durée de la réunion ;
> sélectionner les participants ;
> collecter les informations nécessaires et préparer les supports visuels et/ou de travail ;
> choisir un lieu pour la réunion ;
> convoquer les participants ;
> préparer le cadre de travail (salle, matériel nécessaire, éclairage..
B. L'ouverture de la réunion
Le rôle de l'animateur. Il accueille les participants à la réunion, en souhaitant la bienvenue. Il peut décider de faire un tour de table. Puis il débute la réunion en rappelant l'objet (ordre du jour) et les raisons (le pourquoi) de la présence de chacun.
Les règles de fonctionnement sont définies, un secrétaire de séance est désigné.
C. La conduite de la réunion
Le rôle de l'animateur. Il conduit la réunion et les participants vers l'objectif, dans le respect des consignes de départ (durée, ordre du jour).
L'animateur n'intervient pas sur le fond, le contenu doit venir des participants.
Pendant la réunion l'animateur, en fonction de son style d'animation, peut utiliser :
> le questionnement pour favoriser la participation et les interactions ;
> le tour de table : les participants sont invités à s'exprimer sur une question ;
> la reformulation pour vérifier si tous les participants ont bien compris la même chose.
Des synthèses sont réalisées pendant la réunion pour faire prendre conscience de l'avancement des réflexions.
De même, le recours à un matériel, support de la communication orale, est à favoriser :
> le tableau blanc ou papier : l'animateur peut y noter les informations au fur et à mesure du déroulement de la réunion. Il sert de mémoire au groupe ;
> le diaporama : réservé à la présentation de documents, tableaux, plan de l'intervention
> les documents papier.
D. La clôture de la réunion
Dans cette phase, il s'agit de conclure et d'anticiper la suite des discussions, en organisant la réunion suivante alors que tous les participants sont présents.
Un compte rendu de réunion est conçu et envoyé très rapidement à chaque participant. Il reprend les points essentiels de la réunion, les décisions, et annonce l'ordre du jour et la date de la prochaine réunion.