Les absences et les congés conditionnent la durée et la rémunération du travail effectif des salariés. Ils impactent directement l'activité opérationnelle de l'entreprise et indirectement la satisfaction de ses clients. Leur gestion est donc particulièrement délicate et primordiale. 

1- Le temps de travail

A. La durée légale du travail

Fixée à 35 heures hebdomadaires pour toutes les entreprises quel que soit leur effectif, la durée légale du travail effectif est une durée de référence, un seuil à partir duquel sont calculées les heures supplémentaires. 

B. L'aménagement du temps de travail

Pour adapter le rythme de travail des salariés à celui de l'activité, l'entreprise peut répartir la durée du travail sur une période supérieure à la semaine et au plus égale à l'année. Pour cela, une convention ou un accord collectif doit l'y autoriser et en prévoir les modalités. En l'absence d'accord collectif en matière d'aménagement du temps de travail, l'employeur peut toutefois organiser un tel aménagement. Ainsi la durée du travail peut être organisée par décision de l'employeur, sous forme de périodes de travail d'une durée de 9 semaines au plus pour chacune pour les entreprises de moins de 50 salariés et 4 semaines chacune pour les entreprises de plus de 50 salariés. 

L'accord collectif qui organise la répartition de la durée du travail sur une période supérieure à la semaine prévoit : 

> la période de référence, qui ne peut excéder 1 an ou, si un accord de branche l'autorise, 3 ans ; 

> les conditions et délais de prévenance des changements de durée ou d'horaire de travail ; 

> les conditions de prise en compte des absences ainsi que des arrivées et départs en cours de période pour la rémunération des salariés ; 

> la rémunération mensuelle et son calcul et les dispositions relatives au paiement des heures supplémentaires. 

2- Les absences et les congés

Les congés sont composés des congés payés, des repos relatifs à un aménagement du temps de travail, ou RTT (pour les accords antérieurs au 20 août 2008), des congés pour événements familiaux ou encore des congés de formation

A. Les congés payés

  • Le salarié a droit à 2,5 jours de congés par mois de travail effectif, chez le même employeur, c'est-à-dire 30 jours ouvrables de repos (5 semaines) pour une année complète de travail (du 1er juin de l'année N-I au 31 mai de l'année N). Sont assimilées à un mois de travail effectif les périodes équivalentes à 4 semaines ou à 24 jours de travail. 

  • C'est l'employeur qui organise les départs en congés selon certaines règles.

  • Pendant les congés : 

> l'employeur verse au salarié une indemnité de congés payés ; 

> s'il y a un jour férié habituellement chômé, la durée des congés est prolongée d'une journée. 

B. Les contreparties en repos des heures supplémentaires

Les heures supplémentaires effectuées au-delà de la durée légale ouvrent droit à une majoration de salaire ou, sous certaines conditions, à un repos compensateur de remplacement. Celles effectuées au-delà du contingent annuel ouvrent également droit à une contrepartie obligatoire en repos (COR). 

La contrepartie obligatoire en repos (COR) 

La contrepartie obligatoire en repos due pour toute heure supplémentaire accomplie au-delà du contingent est fixée, par la loi, à 50 % pour les entreprises de 20 salariés au plus, et à 100 % pour les entreprises de plus de 20 salariés. Un accord collectif ne peut prévoir de durée inférieure. 

Le repos compensateur de remplacement (RCR) 

Une convention ou un accord collectif d'entreprise ou d'établissement ou, à défaut, une convention ou un accord de branche peut prévoir de remplacer le paiement des heures supplémentaires par l'attribution d'un repos compensateur équivalent.

Exemple

Step 1

Le paiement d'une heure supplémentaire rémunérée à 150 % peut être remplacé par un repos d'une durée 1,5 heure. Les heures supplémentaires donnant lieu à un repos compensateur équivalent ne s'imputent pas sur le contingent annuel d'heures supplémentaires.

C. Les congés pour évenements familiaux

Selon la loi du 8 août 2016, sont désormais distingués les domaines d'ordre public, où le législateur fixe des règles auxquelles il n'est pas possible de déroger (le mariage du salarié ou de son enfant, les naissances survenues dans le foyer, le décès du conjoint ou d'un enfant, la survenue d'un handicap chez un enfant), et les domaines où les règles pourront être fixées par accord collectif. Il existe, enfin, les règles fixées dites "supplétives", c'est-à-dire applicables à défaut d'accord collectif. 

D. Les absences

  • Les absences pour maladie. Elles conduisent à la suspension du contrat de travail. Le salarié doit avertir son employeur de son état et justifier son absence par un certificat médical. Il en est de même en cas de prolongation de cette absence. S'il ne respecte pas ces obligations, le salarié prend le risque d'une sanction qui, selon les circonstances de l'espèce, peut aller jusqu'au licenciement. 

  • La classification des absences. Les absences peuvent être classées selon le motif de l'absence ou du congé (formation, examen, maladie, maternité...) le maintien ou non de la rémunération, l'autorisation de l'absence par le supérieur hiérarchique, la durée de l'absence (microabsentéisme ou de longue durée). 

3- Les enjeux de la maitrise des absences

  • Les absences ont des effets négatifs sur les plans : 

> Humain : démotivation des salariés, risque de dégradation du climat de travail... ;  

> Organisationnel pour les absences imprévues : traitement administratif alourdi. 

  • Maîtriser l'absentéisme répond à la fois à un enjeu de santé et d'employabilité pour les salariés, mais également à un enjeu de performance pour l'entreprise. En effet, l'absentéisme représente une charge importante pour l'entreprise, avec des coûts financiers directs et indirects.